Zašto je to važno
Evidencija obrade je jedan od najčešće provjeravanih dokumenata tijekom nadzora AZOP-a. Nadzorna tijela je rutinski traže kao prvi korak u svakoj istrazi. Bez nje ne možete dokazati da znate koje osobne podatke obrađujete, zašto ili kako — što onemogućuje dokazivanje usklađenosti s bilo kojim drugim GDPR zahtjevom.
Tko mora voditi evidenciju
Gotovo svi. Članak 30(5) izuzima organizacije s manje od 250 zaposlenih, osim ako:
- Obrada vjerojatno rezultira rizikom za ispitanike
- Obrada nije povremena
- Obrada uključuje posebne kategorije podataka ili podatke o kaznenim presudama
U praksi, gotovo svaka organizacija koja redovito obrađuje osobne podatke mora voditi evidenciju.
Što voditelji obrade moraju evidentirati
Za svaku aktivnost obrade:
- Ime i kontakt podatke voditelja obrade (i DPO-a, ako je imenovan)
- Svrhe obrade — zašto obrađujete te podatke
- Kategorije ispitanika — zaposlenici, kupci, posjetitelji web stranice, itd.
- Kategorije osobnih podataka — imena, e-mailovi, financijski podaci, zdravstveni podaci, itd.
- Primatelje — tko prima podatke (interni odjeli, izvršitelji obrade, treće zemlje)
- Međunarodni prijenosi — prijenosi izvan EGP-a, korištene zaštitne mjere
- Rokove čuvanja — koliko dugo čuvate svaku kategoriju podataka
- Sigurnosne mjere — opći opis tehničkih i organizacijskih mjera
Kako izraditi evidenciju
Korak 1: Mapiranje podataka
Provedite razgovore sa svakim odjelom za identifikaciju:
- Koje osobne podatke prikupljate?
- Zašto ih prikupljate?
- Odakle dolaze?
- Kome ih prosljeđujete?
- Koliko dugo ih čuvate?
- Kako ih štitite?
Korak 2: Dokumentirajte
Evidentirajte nalaze u strukturiranom formatu — tablica, compliance alat ili namjenski softver.
Korak 3: Pregledavajte i ažurirajte
Evidencija obrade je živi dokument — ažurirajte je kada se počnu nove aktivnosti obrade, kada se postojeći procesi promijene i najmanje jednom godišnje.
Ključna regulativa
- GDPR Članak 30 — evidencija aktivnosti obrade
- EDPB stajalište o evidenciji — smjernice o opsegu i sadržaju
- AZOP predlošci — dostupni na web stranici AZOP-a