Sadržaj evidencije voditelja obrade
- ime i kontaktni podaci voditelja obrade i, ako je imenovan, službenika za zaštitu podataka
- svrhe obrade
- kategorije ispitanika i kategorije osobnih podataka
- kategorije primatelja kojima su podaci otkriveni ili će biti otkriveni
- prijenosi u treće zemlje ili međunarodne organizacije, ako ih ima
- predviđeni rokovi za brisanje pojedinih kategorija podataka, ako je moguće
- opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera, ako je moguće
Izvršitelj obrade vodi zasebnu evidenciju svih kategorija obrade koje obavlja u ime voditelja obrade. Evidencija se vodi u pisanom obliku, uključujući elektronički, i na zahtjev se daje na uvid AZOP-u.
Tko je mora voditi
Evidenciju vode voditelji i izvršitelji obrade. Obveza ne vrijedi za organizacije s manje od 250 zaposlenih, osim ako:
- obrada vjerojatno prouzroči rizik za prava i slobode ispitanika
- obrada nije povremena
- obrada uključuje posebne kategorije podataka ili podatke o kaznenim osudama i kažnjivim djelima
Obračun plaća i vođenje kadrovske evidencije nisu povremene obrade, pa evidenciju u praksi mora voditi i većina manjih tvrtki, barem za te obrade.
Kako je izraditi
- Popisati odjele i procese u kojima se obrađuju osobni podaci.
- Za svaki proces utvrditi svrhu, pravnu osnovu, kategorije podataka i ispitanika, primatelje i rok čuvanja.
- Unijeti podatke u tablicu ili alat za evidenciju.
- Ažurirati evidenciju pri uvođenju nove obrade ili promjeni postojeće.
Primjer
Trgovina s 30 zaposlenih vodi evidenciju za obračun plaća, kadrovsku evidenciju, videonadzor, program vjernosti i slanje promotivnih poruka. Za program vjernosti upisuje svrhu, kategorije podataka (ime, e-pošta, povijest kupnje), pružatelja CRM-a kao primatelja i rok čuvanja nakon prestanka članstva.