Značenje i prijevod
Engleska riječ compliance na hrvatski se prevodi kao usklađenost, a u financijskom sektoru koristi se izraz praćenje usklađenosti. Compliance officer je osoba zadužena za usklađenost u tvrtki. Usklađenost nije jednokratna provjera, nego stalan postupak: propisi se mijenjaju, tvrtka uvodi nove usluge i zapošljava nove ljude, pa se rizici i pravila moraju redovito preispitivati.
Područja usklađenosti
| Područje | Glavni propisi |
|---|---|
| zaštita osobnih podataka | GDPR, Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka |
| kibernetička sigurnost | Zakon o kibernetičkoj sigurnosti, za financijski sektor DORA |
| sprječavanje pranja novca | Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma |
| sprječavanje korupcije i sukoba interesa | Kazneni zakon, Zakon o odgovornosti pravnih osoba za kaznena djela, Zakon o sprječavanju sukoba interesa |
| radni odnosi i zaštita na radu | Zakon o radu, Zakon o zaštiti na radu |
| prijava nepravilnosti | Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti |
| održivost | Zakon o računovodstvu, Uredba (EU) 2020/852 (Uredba o taksonomiji) |
| umjetna inteligencija | Akt o umjetnoj inteligenciji (Uredba (EU) 2024/1689) |
Program usklađenosti
- Procjena rizika: koji se propisi odnose na tvrtku i gdje su rizici najveći.
- Interna pravila: politike, postupci i kodeks ponašanja.
- Edukacija zaposlenika: prilagođena radnom mjestu i redovito ponavljana.
- Prijava nepravilnosti: siguran kanal za prijavu i zaštita prijavitelja.
- Praćenje i provjera: interne kontrole, revizije i ispravljanje nedostataka.
- Dokumentacija: dokazi o provedenim mjerama, primjerice evidencije o edukacijama.
Tko je odgovoran
Za usklađenost u konačnici odgovara uprava. Neki propisi uz to traže imenovanje posebnih osoba:
- službenika za zaštitu podataka, kad su ispunjeni uvjeti iz čl. 37. GDPR-a
- ovlaštene osobe i njezina zamjenika za sprječavanje pranja novca kod obveznika Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (čl. 68.)
- povjerljive osobe i njezina zamjenika kod poslodavaca s najmanje 50 radnika (Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti)
Prema Zakonu o kibernetičkoj sigurnosti članovi uprave ključnih i važnih subjekata odgovorni su za provedbu mjera kibernetičke sigurnosti i moraju pohađati osposobljavanje.
Primjer
Tvrtka sa 70 zaposlenika popisuje propise koji se na nju odnose i za svako područje određuje odgovornu osobu. Imenuje povjerljivu osobu za prijavu nepravilnosti, ima procjenu rizika na radu i ugovore o obradi s dobavljačima koji obrađuju podatke zaposlenika, a jednom godišnje provodi edukaciju o zaštiti podataka i kibernetičkoj sigurnosti. Evidencije o edukacijama čuva kao dokaz.